Damit Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen können, braucht es betriebswirtschaftliche Kennzahlen und Controlling-Tools. Eines dieser Controlling-Tools ist die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), welche Ende der 1960er Jahre zum ersten Mal von DATEV in Deutschland erstellt wurde. Was genau die BWA ist, was es für Unternehmen bei der Erstellung zu beachten gibt und warum die BWA in den Unternehmensalltag eingebaut werden sollte, ist in diesem Artikel zusammengefasst.
Inhaltsangabe
Was bildet die BWA ab?
Die BWA ist ein Controlling-Instrument und kann je nach Bedarf monatlich oder quartalsmäßig erstellt werden. Der Zweck der Auswertung ist es, die laufende Kosten- und Ertragslage und somit das Ergebnis des letzten Geschäftsmonats bzw. -quartals abzubilden. Damit zielt die BWA darauf ab, die finanzielle Situation und die wirtschaftliche Leistungskraft des Betriebs wiederzugeben – ähnlich der Bilanz. Doch die BWA beinhaltet deutlich aktuellere Zahlen und unterstützt Unternehmen zusätzlich dabei, die wirtschaftliche Entwicklung über das Jahr hinweg im Auge zu behalten. Als Grundlage für die BWA dienen die Daten aus der Finanzbuchhaltung.
Müssen Unternehmen eine BWA erstellen?
Unternehmen sind nicht dazu verpflichtet, eine BWA zu erstellen. Dennoch kann es vorkommen, dass Kreditgeber oder Investoren die Auswertung als Nachweis für die Kreditwürdigkeit und Leistungsfähigkeit fordern. Aus diesem Grund erstellen immer mehr kleine und mittlere Unternehmen mit Hilfe von Steuerberatern eine BWA. Doch es gibt auch die Möglichkeit, sich die Kosten für den Steuerberater einzusparen und die BWA selbst zu erstellen: Es gibt zahlreiche Tools oder kostenlose Excel-Vorlagen, mit denen die Erstellung im Handumdrehen erledigt ist. Da es keine gesetzliche Verpflichtung für die Erstellung gibt, können das Format und die Kennzahlen, die mit einbezogen werden, auch frei gewählt werden. Somit gibt es großen Gestaltungsspielraum.
Wie funktioniert die Erstellung einer BWA?
Die BWA wird anhand der Daten aus der Finanzbuchhaltung erstellt. Sobald Unternehmen also der gesetzlichen Buchführungspflicht und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung unterliegen, kann die BWA ohne großen Aufwand erstellt werden. Denn die benötigten Daten liegen bei einer Buchführungspflicht ohnehin vor. Die BWA kann dabei mit Hilfe einer Software oder einer Excel-Tabelle erstellt werden. Obwohl es für die Erstellung keine rechtlichen Vorgaben gibt, sollten ein paar wesentliche Aspekte beachtet werden, damit die eigene BWA eine hohe Aussagekraft hat. So sollte die BWA rechtsformneutral gestaltet, standardisierbar, größenordnungsneutral sowie mit einem Branchenvergleich kompatibel sein und eine integrierte Darstellung mit dem Rechnungswesen und statistischen Daten eines Unternehmens erlauben. Um diese Aspekte zu erfüllen, sollten stets die kurzfristige Erfolgsrechnung, der Liquiditätsstand und die Bewegungsbilanz miteinbezogen werden.
Vorteile einer BWA-Erstellung
Aktualität
Je besser die aktuelle finanzielle Situation im Blick behalten werden kann, desto schneller kann auf negative Trends reagiert werden. Da die BWA monatlich bzw. quartalsmäßig erstellt wird, besitzt sie eine hohe Aktualität. Auf Basis der BWA lassen sich somit unmittelbare und treffsichere unternehmerische Schritte und Maßnahmen planen und umsetzen – das Wachstum kann also gezielter gesteuert werden. Ebenso schafft die BWA in Gesprächen mit Banken, potentiellen Investoren oder Großkunden aufgrund der Aktualität eine hilfreiche Verhandlungsbasis.
Liquidität sicherstellen
Die meisten kleinen und mittleren Unternehmen scheitern aufgrund von Liquiditätsproblemen. Daher ist es von Beginn an eine der wichtigsten unternehmerischen Aufgaben, die Liquidität zu sichern. Ein Unternehmen gilt dabei als liquide, wenn es in der Lage ist, mit vorhandenen finanziellen Mitteln Schulden wie Mieten, Gehälter oder offene Rechnungen zu begleichen. Über das Jahr hinweg kann es aber oft vorkommen, dass nur die Einnahmen betrachtet werden, während die Ausgaben in den Hintergrund gelangen. Die BWA hilft dabei, sowohl Einnahmen als auch Ausgaben im Blick zu behalten und böse Überraschungen am Ende des Jahres zu vermeiden.
Fundierte Entscheidungen
Die finanzielle Situation einer Organisation bildet die Grundlage für den Fortbestand und muss bei fast allen Entscheidungen mit einbezogen werden. Eine der wichtigsten Funktionen der Finanzabteilung ist es, regelmäßig Bericht über diese Entscheidungen abzulegen. Die BWA dient hier als zuverlässige Entscheidungsgrundlage. Sie hilft dabei, das Wachstum gezielt voranzutreiben, indem laufend Aufschluss über mögliche Schwachstellen im Unternehmen geboten wird. So lässt sich aus der BWA beispielsweise erkennen, ob zu hohe Marketing- oder Materialkosten oder auch ein laufendes Abonnement, welches nicht mehr benötigt wird, existieren.
Fazit
Unternehmer sollten sich regelmäßig mit finanziellen Kennzahlen und Controlling-Tools befassen, um nachhaltig wachsen zu können und nicht in Zahlungsschwierigkeiten zu gelangen. Dabei ist die BWA von großer Bedeutung. Dank der monatlichen bzw. quartalsmäßigen Erstellung kann ein aktueller Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens gewonnen werden. Probleme können dadurch frühzeitig erkannt und entsprechend gegengesteuert werden. Damit ist die BWA einer der aussagekräftigen Berichte des Controllings und ein wichtiges Planungs- und Steuerungsinstrument.